Regulamin świadczenia usług

§ 1. Postanowienia ogólne

Usługodawcą jest CloseMRN Paweł Dubel, ul. Piłsudskiego 36 lok. 87, 10-577 Olsztyn, Polska, NIP PL5214052379, EORI PL521405237900000, e-mail kontakt@closemrn.pl.

Serwis jest dostępny pod adresami https://closemrn.pl (wersja polska) i https://closemrn.com (wersja angielska). Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz zasady realizacji usług zamawianych przez formularze serwisu.

Usługi są przeznaczone dla przedsiębiorców i innych podmiotów działających w ramach prowadzonej działalności (obrót profesjonalny). Zawieranie umów z konsumentami jest wyłączone.

§ 2. Charakter usług

Usługodawca świadczy usługi techniczno-administracyjne i organizacyjne związane z obsługą wywozu towarów przez porty Niemiec, Holandii i Belgii, w szczególności:

• wprowadzanie i aktualizowanie danych w systemach portowych (Port Community Systems): ZAPP/EMP w Hamburgu, BHT w Bremerhaven, Bremie i Cuxhaven, WHT w Wilhelmshaven, Portbase w Rotterdamie i Vlissingen oraz APCS/e-Desk w Antwerpii, na podstawie danych i dokumentów dostarczonych przez Zleceniodawcę;
• monitorowanie statusów dostępnych w systemach portowych i terminalowych oraz przekazywanie Zleceniodawcy informacji o ich zmianach, w zakresie uzgodnionym dla danego zlecenia;
• odprawy eksportowe: przygotowanie i obsługę zgłoszenia w systemie właściwym dla kraju zgłoszenia. Gdy czynność wymaga przedstawicielstwa celnego, formalny przedstawiciel i zakres umocowania są określane zgodnie z rzeczywistym sposobem wykonania;
• obsługę tranzytu T1 z portów i innych miejsc w Niemczech, Holandii i Belgii, wraz z zapewnieniem wymaganego zabezpieczenia; sposób przedstawienia towaru i dalsze obowiązki w procedurze ustala się dla przesyłki;
• pomoc w sprawach otwartego MRN, zmian bookingu i roll-over, w zakresie danych i komunikacji z operatorami portowymi;
• obsługę wymaganych zgłoszeń kawy przewożonej przez Niemcy, w tym awizacji transportu i przekroczenia granicy, oraz zgłoszeń alkoholu w tranzycie; właściwe zastosowanie EMCS ustala się po weryfikacji procedury.

§ 3. Dane i role w obsłudze celnej

Zleceniodawca przekazuje posiadane dokumenty oraz wskazuje podmioty uczestniczące w transakcji. Eksporter, zgłaszający, przedstawiciel celny i podmiot uprawniony do korzystania z procedury tranzytu mogą być różnymi osobami. Gdy wymagane jest umocowanie do działania przed organem, czynności wykonuje osoba rzeczywiście do tego uprawniona, w granicach właściwego upoważnienia.

• Zespół odczytuje i weryfikuje dane z dokumentów, pomaga ustalić kod CN w uzgodnionym zakresie obsługi oraz zwraca się do Zleceniodawcy o brakujące informacje i decyzje. Rozbudowana klasyfikacja, w tym przy wielu pozycjach, wymaga wcześniejszego uzgodnienia zakresu i ceny.
• Przy samej obsłudze portowej istniejącego MRN potwierdzenie wywozu otrzymuje agencja lub podmiot odpowiedzialny za odprawę i przekazuje je klientowi. Usługodawca prowadzi rejestrację, sprawdza dostępne statusy, zmiany i kontrole w zakresie zlecenia.
• Przy otwartym MRN po odprawie innej agencji Usługodawca analizuje dokumenty i rekomenduje dalsze kroki. Kontakt z urzędem w cudzej sprawie wymaga odpowiedniego umocowania.

§ 4. Dane i potwierdzenie wywozu

Zleceniodawca odpowiada za prawdziwość przekazanych dokumentów i informacji. Usługodawca weryfikuje je w zakresie potrzebnym do obsługi, pyta o braki i uzgadnia czynności wymagające decyzji klienta. Samo przyjęcie zgłoszenia, nadanie MRN, rejestracja portowa lub załadunek nie oznaczają potwierdzonego wyprowadzenia towaru. Urząd wyprowadzenia przekazuje wynik urzędowi wywozu, a właściwy komunikat otrzymuje zgłaszający. W polskim AES/ECS2 PLUS przy CC599C trzeba sprawdzić wynik, ponieważ kod B1 może oznaczać odmowę zgody na wyprowadzenie. Warunki podatkowe eksportu ocenia się osobno według właściwych przepisów.

§ 5. Zgłoszenia i zapytania przez formularze

Formularze serwisu (zgłoszenie rejestracji portowej, zapytanie o T1, zapytanie o warunki współpracy, formularz kontaktowy) nie wymagają założenia konta. Wysłanie formularza powoduje zapisanie danych na serwerze Usługodawcy i przekazanie ich zespołowi CloseMRN pocztą elektroniczną.

• Potwierdzenie zapisu z wewnętrznym numerem CloseMRN oznacza wyłącznie przyjęcie danych do oceny. Nie stanowi ono zawarcia umowy, przyjęcia zlecenia do realizacji, rejestracji portowej, potwierdzenia wyprowadzenia towaru ani objęcia towaru procedurą tranzytu.
• Zgłoszenie rejestracji portowej wymaga numeru bookingu, dokumentu eksportowego (MRN) oraz danych zleceniodawcy: imienia, nazwiska, firmy, NIP i adresu e-mail. Dokumenty można przekazać jako PDF, JPG, PNG lub XLSX.
• Do odprawy eksportowej potrzebne są dokumenty handlowe i przewozowe oraz właściwe umocowanie, gdy wymaga tego sposób wykonania. Potwierdzamy zakres, właściwy urząd wywozu i przewidywany termin.
• Zleceniodawca oświadcza, że przekazane dane są prawdziwe i że jest uprawniony do ich przekazania, także w zakresie danych osób trzecich (spedytorów, przewoźników, kontrahentów).
• Usługodawca może odmówić przyjęcia zlecenia, w szczególności gdy dane są niekompletne, budzą wątpliwości co do zgodności z prawem lub dotyczą towarów albo tras, których nie obsługuje.

§ 6. Zawarcie umowy i realizacja

Umowa o realizację konkretnego zlecenia zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia przyjęcia zlecenia przez Usługodawcę pocztą elektroniczną albo uzgodnienia warunków współpracy na piśmie. Zakres, dokumenty, terminy i wynagrodzenie są ustalane dla danego zlecenia lub w ramach stałej współpracy.

Usługodawca realizuje czynności na podstawie danych dostarczonych przez Zleceniodawcę. Uzgodnione terminy nie obowiązują w razie awarii lub niedostępności systemów portowych, celnych (AES i krajowe systemy celne) lub terminalowych, działania siły wyższej i innych okoliczności niezależnych od Usługodawcy; o takich przeszkodach Usługodawca informuje Zleceniodawcę i wznawia czynności po ich ustaniu.

§ 7. Panel klienta

Naszym partnerom udostępniamy panel klienta służący do wymiany dokumentów i podglądu spraw. Dostęp jest udzielany po uzgodnieniu współpracy; Zleceniodawca odpowiada za poufność danych logowania i za działania wykonane z użyciem jego konta.

§ 8. Wynagrodzenie i płatności

Wynagrodzenie jest ustalane indywidualnie w ofercie lub wycenie, w zależności od portu, zakresu, wolumenu i wymaganego terminu. Serwis nie publikuje cennika. Możliwe są rozliczenia za pojedyncze zlecenia lub faktury zbiorcze, np. co tydzień lub co dwa tygodnie, zależnie od historii współpracy. Termin płatności jest wskazany na fakturze. Ponowną rejestrację rozlicza się jako kolejną usługę MRN; pozostałe czynności dodatkowe i koszty uzgadnia się wcześniej.

§ 9. Odpowiedzialność Usługodawcy

Usługodawca odpowiada za należyte wykonanie czynności technicznych i organizacyjnych opisanych w § 2 z zachowaniem należytej staranności. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za:

• skutki podania przez Zleceniodawcę danych nieprawidłowych, niekompletnych lub nieaktualnych, w tym błędnego MRN, numeru kontenera lub bookingu;
• opóźnienia i błędy wynikające z działania systemów portowych, terminali, przewoźników, spedytorów, organów celnych lub innych podmiotów trzecich;
• odmowę wygenerowania lub przekazania komunikatu potwierdzenia wywozu przez organ celny z przyczyn niezależnych od Usługodawcy;
• dług celny, podatki i inne należności publicznoprawne wynikające z transakcji wywozowej, które obciążają Zleceniodawcę jako eksportera (także wtedy, gdy zgłoszenie złożył Usługodawca jako przedstawiciel na podstawie jego danych);
• szkody pośrednie, utracone korzyści i kary umowne nałożone na Zleceniodawcę przez jego kontrahentów.
• Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu jednego zlecenia jest ograniczona do dziesięciokrotności wynagrodzenia netto za to zlecenie, a wobec wszystkich zleceń w okresie 12 miesięcy jest ograniczona do 25 000 EUR. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa.

§ 10. Reklamacje

Reklamacje dotyczące usług należy kierować na adres kontakt@closemrn.pl, wskazując numer zgłoszenia lub faktury oraz opis zastrzeżeń. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania i odpowiada pocztą elektroniczną.

§ 11. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych, w tym danych przekazywanych w formularzach i załącznikach, określa Polityka prywatności dostępna w serwisie.

§ 12. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Usługodawca może zmienić Regulamin; klientów posiadających konto w panelu informuje o zmianie pocztą elektroniczną z 14-dniowym wyprzedzeniem, a pozostałych przez publikację nowej wersji w serwisie. Do zleceń przyjętych przed zmianą stosuje się Regulamin w wersji obowiązującej w dniu przyjęcia zlecenia.

Wersja z 17 września 2026 r..