CloseMRN jest strategicznym partnerem Celna24.
EN: EnglishSkontaktuj się z nami

Dokumenty

Polityka prywatności

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez CloseMRN Paweł Dubel w związku z korzystaniem ze stron closemrn.pl i closemrn.com oraz z obsługą zgłoszeń. Wersja z 17 września 2026 r..

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest CloseMRN Paweł Dubel, ul. Piłsudskiego 36 lok. 87, 10-577 Olsztyn, Polska, NIP PL5214052379. W sprawach danych osobowych można pisać na adres kontakt@closemrn.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy dane, które przekazujesz w formularzach i korespondencji, oraz dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu:

  • dane zleceniodawcy i osoby kontaktowej: imię i nazwisko, firma, NIP, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu;
  • dane przesyłki: numer bookingu, numery kontenerów, MRN i inne referencje, port, trasa, opis towaru, informacje o towarach niebezpiecznych oraz treść uwag;
  • dane do odprawy eksportowej: dane eksportera i odbiorcy, numer EORI, faktury i specyfikacje, dane środka transportu, osoby wskazane w upoważnieniu do przedstawicielstwa celnego;
  • załączniki (PDF, JPG, PNG, XLSX): potwierdzenia bookingu, dokumenty eksportowe, dokumenty dotyczące towarów niebezpiecznych i tranzytu; mogą one zawierać dane osób trzecich, np. pracowników spedytorów lub kontrahentów;
  • treść wiadomości z formularza kontaktowego i późniejszej korespondencji e-mail;
  • dane techniczne: adres IP, znaczniki czasu, logi serwera i serwera pośredniczącego, identyfikator wersji roboczej zgłoszenia zapisany w pliku cookie.

3. Cele i podstawy prawne

Dane przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO):

  • lit. b: podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (ocena zgłoszenia, przygotowanie warunków) oraz wykonanie umowy o obsługę zgłoszenia;
  • lit. c: wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności celnych (zgłoszenia wywozowe składane jako przedstawiciel celny i ich dokumentacja), podatkowych i rachunkowych;
  • lit. f: prawnie uzasadnione interesy administratora: obsługa korespondencji handlowej, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i formularzy, zapobieganie nadużyciom oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

4. Jak działają formularze na stronie

Formularze zgłoszeń i kontaktu nie wymagają konta. Po wysłaniu zgłoszenie wraz z załącznikami jest zapisywane na serwerze administratora i przekazywane zespołowi CloseMRN pocztą elektroniczną z firmowego konta w usłudze Google Workspace (Gmail). Numer zgłoszenia i zaszyfrowany identyfikator w pliku cookie pozwalają wrócić do niedokończonej wersji roboczej w tej samej przeglądarce. Wersje robocze, które nie zostały wysłane, są usuwane po 30 dniach od ostatniej zmiany.

Podanie numeru bookingu może uruchomić techniczne sprawdzenie u armatora, czy booking istnieje; sprawdzenie dotyczy wyłącznie numeru bookingu i nie obejmuje danych osobowych.

5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być przekazywane następującym odbiorcom, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych powyżej:

  • Google Ireland Ltd.: poczta elektroniczna i kalendarz w usłudze Google Workspace (podmiot przetwarzający);
  • dostawca hostingu serwera (OVH), na którym działa serwis i są zapisywane zgłoszenia: serwery na terenie Unii Europejskiej (podmiot przetwarzający);
  • operatorzy systemów portowych (DAKOSY, dbh, Portbase, Port of Antwerp-Bruges/NxtPort), terminale i armatorzy: w zakresie danych przesyłki wprowadzanych w związku z obsługą zlecenia (odrębni administratorzy);
  • podmiot składający zgłoszenie tranzytowe przy organizacji T1: w zakresie danych i dokumentów niezbędnych do zgłoszenia (odrębny administrator);
  • organy celne Niemiec, Holandii i Belgii (urzędy wywozu i wyprowadzenia): w zakresie zgłoszeń wywozowych składanych w ramach odprawy eksportowej (odrębni administratorzy);
  • biuro rachunkowe, dostawcy usług fakturowania i bankowość: w zakresie rozliczeń;
  • organy publiczne: gdy wynika to z przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Poczta elektroniczna jest obsługiwana w usłudze Google Workspace; Google może przetwarzać dane także w Stanach Zjednoczonych. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 w sprawie ram ochrony danych między UE a USA (Data Privacy Framework) oraz standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją (UE) 2021/914. Informacji o zabezpieczeniach udzielamy na żądanie.

7. Okres przechowywania

Dane przechowujemy przez czas potrzebny do realizacji celu, a następnie przez okresy wynikające z przepisów:

  • zgłoszenia, załączniki, korespondencja i dokumenty zleceń, w tym dokumentacja zgłoszeń wywozowych i upoważnienia: przez czas obsługi oraz 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wykonano usługę (dokumentacja podatkowa i celna);
  • zapytania, które nie doprowadziły do zlecenia: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu;
  • niewysłane wersje robocze formularzy: 30 dni od ostatniej zmiany;
  • logi techniczne serwera: do 90 dni;
  • dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń: do upływu okresów przedawnienia.

8. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługuje Ci prawo do:

  • dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15);
  • sprostowania danych (art. 16);
  • usunięcia danych (art. 17), z zastrzeżeniem obowiązków przechowywania dokumentacji;
  • ograniczenia przetwarzania (art. 18);
  • przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 20);
  • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21).
  • Żądania można kierować na adres kontakt@closemrn.pl. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

9. Cookies i pamięć przeglądarki

Serwis używa wyłącznie mechanizmów niezbędnych do działania formularzy. Nie korzystamy z cookies reklamowych ani narzędzi analitycznych.

  • closemrn_intake: plik cookie (HttpOnly, 30 dni) z identyfikatorem wersji roboczej zgłoszenia, dzięki któremu możesz wrócić do formularza w tej samej przeglądarce;
  • sessionStorage: tymczasowy zapis danych zapytania o warunki współpracy w bieżącej karcie przeglądarki, usuwany po wysłaniu;
  • sesja panelu klienta: cookie uwierzytelniające dla zalogowanych klientów, do wylogowania.

10. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, w rozumieniu art. 22 RODO. Sprawdzenie numeru bookingu u armatora i walidacja formatu numerów kontenerów lub MRN mają charakter wyłącznie techniczny.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowane połączenia TLS, prywatne katalogi zgłoszeń z ograniczonym dostępem, kontrolę pochodzenia żądań, weryfikację typów i integralności plików, kopie zapasowe oraz ograniczenie dostępu do skrzynek pocztowych do osób obsługujących zgłoszenia.

12. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy przy zmianie zakresu przetwarzania lub przepisów. Obowiązuje wersja opublikowana w serwisie. Wersja z 17 września 2026 r..

Ostatnia aktualizacja: 17 września 2026 r.